Apa itu Fleet Management? Intip Ulasannya!

Sangat normal jika sebuah perusahaan memiliki beberapa kendaraan sebagai inventarisnya. Bukan cuma perusahaan persewaan mobil saja, bahkan perusahaan biasa pun juga bisa memiliki beberapa kendaraan untuk menunjang mobilitas.  

Perusahaan yang memiliki kendaraan lebih dari satu sebaiknya menggunakan sistem fleet management. Manajemen fleet adalah kegiatan pengelolaan kendaraan dalam suatu perusahaan. 

Bagi Anda yang belum familiar dengan istilah fleet management, tenang saja karena kini Anda sudah berada di dalam artikel yang tepat. Untuk memahami sistem manajemen fleet secara lebih dalam, berikut adalah penjelasan lengkapnya secara sederhana. 

Apa Itu Fleet Management? 

Manajemen fleet adalah kegiatan pengelolaan armada dalam sebuah perusahaan. Armada yang dimaksud di sini adalah kendaraan bermotor milik perusahaan, mulai dari sepeda motor, mobil, bus, truk, dan sebagainya. 

Tujuan dari pengadaan fleet management ini untuk memaksimalkan pemanfaatan kendaraan, menghemat bahan bakar, dan melakukan pemeliharaan kendaraan agar lebih awet meskipun dipakai sesering mungkin. 

Kehadiran fleet management tentu saja dinilai efisien. Coba bayangkan jika dalam suatu perusahaan terdapat puluhan kendaraan yang tidak dipantau dengan baik. Hasilnya, tentu saja pemanfaatan kendaraan jadi kurang efisien dan jadwal pemeliharaannya pun tak beraturan. 

Sederhananya, manajemen fleet adalah sebuah sistem yang dibuat untuk melacak posisi kendaraan, memantau pengemudi, melaporkan kondisi bahan bakar, dan mencatat jadwal pemeliharaan kendaraan. Semua ini dikelola dalam sebuah software. Namun tetap saja dibutuhkan seseorang untuk mengendalikan software tersebut. 

Berbicara mengenai software untuk mendukung fleet management, pengelolanya membutuhkan database canggih agar bisa menghubungkan beberapa aplikasi sekaligus. Pengendali software juga bisa melihat laporan semua unit kerja secara real time. 

Dengan menggunakan software fleet management, kita tak perlu lagi terjun ke lapangan untuk mengecek dan memantau langsung kondisi armada perusahaan. Tentu saja ini lebih praktis dan ekonomis, bukan? 

Secara garis besar, fleet management menggabungkan berbagai komponen perusahaan untuk mengoptimalkan hal-hal berikut ini: 

• Investasi kendaraan, aset, dan peralatannya 

• Jadwal pemeliharaan rutin dan perbaikan 

• Pencatatan emisi dan bahan bakar 

• Inventaris suku cadang 

• Kelayakan SIM pengemudi 

• Jadwal inspeksi, audit, dan catatan pelaporan 

• Manajemen risiko kecelakaan dan kerusakan kendaraan 

• Ketaatan hukum dan lalu lintas 

• Perkiraan anggaran 

Integrasi fleet management tentu saja akan membuat proses administrasi yang sangat panjang menjadi lebih singkat. Hal ini juga berimbas pada efisiensi kerja yang jadi lebih optimal. 

Fungsi dan Manfaat Fleet Management 

Bisakah Anda membayangkan jika harus mengelola sejumlah kendaraan milik perusahaan secara manual? Kalau hanya sebatas satu atau dua kendaraan saja mungkin tak jadi masalah. Lantas, bagaimana jika kendaraannya mencapai puluhan atau bahkan ratusan? 

Penggunaan fleet management sangat membantu efisiensi waktu dan biaya dalam mengelola kendaraan, tak peduli berapapun jumlahnya. Adapun fungsi dan manfaat fleet management secara umum adalah sebagai berikut: 

Penunjuk jalan dan pelacakan pengemudi 

Teknologi GPS yang akurat dan lebih canggih sudah jelas menjadi bagian dari fleet management system. Walaupun sudah terbiasa berkendara di jalan, tetap saja ada risiko pengemudi mengalami salah jalur dan tersesat. 

Ketika pengemudi ini terdeteksi salah jalur, pengendali fleet management bisa langsung memberikan arahan mengenai rute jalan yang benar. Tentu, ini juga berimbas pada penggunaan bahan bakar. Pengemudi tak perlu berputar-putar mencari rute yang tepat dan harus membuang lebih banyak bahan bakar lagi. 

Menghitung dan memantau pemakaian bahan bakar 

Sebagian dari kita mungkin kurang menyadari bahwa penggunaan bahan bakar memberikan beban sekitar sepertiga pada biaya operasional perusahaan. Jika anggaran untuk pemakaian bahan bakar ini tak terkendali, maka hal tersebut juga bisa berimbas pada keuntungan perusahaan. 

Manfaat manajemen fleet adalah untuk mengoptimalkan penggunaan bahan bakar setiap armada perusahaan dan mengontrolnya agar tidak terjadi penggunaan yang tak terkendali. Sistem fleet management akan sangat membantu Anda dalam menghitung jumlah anggaran bahan bakar yang diperlukan setiap armada. 

Manajemen perilaku pengemudi

Kita tidak pernah tahu bagaimana perilaku pengemudi yang membawa armada perusahaan di jalanan. Tak perlu memasang kamera tersembunyi untuk memantaunya karena fleet management bisa membantu Anda menjadi ‘mata-mata’ untuk memantau perilaku pengemudi. 

Walaupun tidak disertai dengan kamera tersembunyi, fleet management dapat membantu Anda memantau perilaku pengemudi lewat monitoring kecepatan, frekuensi pengereman mendadak, sampai dengan pemilihan rute. 

Kesimpulannya, fleet management akan mengawasi perilaku pengemudi dari data-data yang diterima. Dari pantauan kecepatan atau frekuensi pengereman mendadak, Anda sudah bisa menilai bagaimana cara pengemudi tersebut berkendara. 

Perilaku pengemudi sangat penting ketika harus terjun di jalanan. Anda harus memastikan apakah pengemudi tersebut sudah berkendara dengan baik tanpa membahayakan keselamatan diri sendiri dan orang lain. 

Prediksi waktu servis dan pemeliharaan kendaraan 

Performa mesin kendaraan harus tetap terjaga untuk menjamin keselamatan dalam berkendara. Tanpa adanya fleet management, sangat mustahil untuk mengingat jadwal servis dan pemeliharaan armada perusahaan yang jumlahnya sangat banyak. 

Fleet management akan memberikan pengingat waktu servis kendaraan. Selain servis berkala, sistem ini juga akan mengingatkan jadwal ganti oli atau perbaikan jika ada bagian mesin yang perlu diperbaiki. 

Intinya, kita tak perlu repot-repot mencatat atau mengingat jadwal servis kendaraan perusahaan. Selain lebih praktis, sistem ini juga cukup efisien untuk menghindari antrian servis kendaraan yang sebelumnya tidak termanajemen dengan baik. 

Menghemat biaya pengeluaran 

Bukan sekadar untuk memantau performa kendaraan saja, fleet management hadir untuk menekan biaya pengeluaran perusahaan. Bagaimana hal tersebut bisa terjadi? Fleet management akan mengidentifikasi, merinci, dan mengurangi segala bentuk biaya yang tidak diperlukan. 

Biaya operasional kendaraan pasti akan bertambah seiring berjalannya waktu. Akan tetapi, pelacakan aset dan program efisiensi yang ditawarkan fleet management dapat membantu perusahaan lebih cermat dalam mengeluarkan biaya. 

Penerapan Fleet Management System 

Untuk menjalankan fleet management system, perusahaan mungkin harus menyediakan anggaran yang cukup besar. Namun jangan khawatir, karena biaya tersebut sejatinya hanya dikeluarkan di awal saja. Selanjutnya, penerapan fleet management ini justru akan banyak membantu menekan pengeluaran yang tidak dibutuhkan. 

Agar sistem fleet management bisa berjalan secara optimal, berikut ada beberapa tips yang bisa dijalankan: 

Tentukan target

Setiap perusahaan tentu memiliki target atau goals yang berbeda-beda. Misalnya, sebuah perusahaan persewaan mobil yang memiliki 10 armada memiliki target bahwa setidaknya ada satu mobil yang disewa setiap hari. 

Untuk memastikan perkembangannya, pihak perusahaan harus berkomunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat. Sebuah tim tetap harus bekerja sama agar mencapai tujuan yang sudah dibuat di awal. 

Komunikasi yang lancar

Dalam menjalankan sebuah sistem, perusahaan harus menerapkan komunikasi yang lancar terhadap semua stafnya. Baik rencana manajemen aset sampai dengan berbagi data seputar armada perlu dikomunikasikan secara jelas. 

Data mengenai armada memang sangat penting untuk menjalankan fleet management. Hal ini juga bermanfaat untuk memastikan bahwa setiap armada dikelola dengan baik agar menjamin kelancaran bisnis perusahaan. 

Pilih kendaraan yang tepat 

Ketika memilih kendaraan untuk kebutuhan perusahaan, ada banyak aspek yang perlu dipertimbangkan. Aspek tersebut meliputi harga kendaraan, kesesuaian dengan kebutuhan perusahaan, biaya perawatan, penggunaan bahan bakar, dan skill pengemudi yang dibutuhkan. 

Sebelum menerapkan fleet management system, perusahaan memang harus memilih kendaraan yang tepat. Pastikan kendaraan tersebut memang benar-benar dibutuhkan untuk keperluan perusahaan. 

Fokus pada pengelolaan 

Banyak yang mengira bahwa manajemen fleet adalah sebuah sistem yang dijalankan ketika armada perusahaan sudah mulai dioperasikan. Faktanya, sistem ini sudah bisa dipakai untuk mengatur kendaraan dari awal, seperti memilih kendaraan yang sesuai dengan pengemudi, kesesuaian dengan medan yang akan ditempuh, sampai dengan kebutuhan bahan bakarnya. 

Contoh Fleet Management System

Sistem manajemen fleet adalah pengelolaan sejumlah kendaraan perusahaan yang dapat memudahkan perusahaan untuk memastikan bahwa setiap armada yang dimiliki benar-benar efisien dan pemeliharaannya terjaga. 

Berikut adalah komponen utama yang dibutuhkan ketika hendak menerapkan fleet management: 

• Software management adalah peranti lunak yang wajib ada untuk menghubungkan berbagai komponen pemantau armada perusahaan. Tentu saja dibutuhkan seseorang yang bisa mengoperasikan peranti lunak ini. 

• GPS/Data seluler yang memiliki konektivitas internet bermanfaat untuk mengirimkan data-data penting ke kendaraan. 

• Tracking device alias peranti pelacak biasanya dipasang di kendaraan untuk memberikan data seputar kinerja kendaraan tersebut. Bahkan, perusahaan bisa memantau penggunaan bahan bakar kendaraan lewat peranti pelacak ini. 

• Operator atau teknisi juga memiliki peran penting untuk meng-handle fleet management system. Mereka juga dibutuhkan agar bisa mengirimkan data real time kepada pengemudi kendaraan. 

Kesimpulannya, fleet management memang bukan suatu hal yang wajib diterapkan dalam sebuah perusahaan. Namun, sistem ini akan sangat bermanfaat dan membantu bagi perusahaan yang memiliki beberapa kendaraan dan ingin memanajemen semua armadanya tersebut dengan baik. 

Pengelolaan servis kendaraan sampai dengan memantau penggunaan bahan bakar setiap armada perusahaan dapat membantu untuk menghemat anggaran perusahaan. Jadi, apakah perusahaan Anda membutuhkan fleet management system? Jawabannya adalah ya, jika Anda ingin memastikan setiap armada perusahaan sudah beroperasi dengan efisien. 

Memiliki beberapa kendaraan sekaligus untuk menunjang mobilitas perusahaan bukan hal yang sepele. Pasalnya, butuh biaya yang tidak sedikit untuk bisa membeli beberapa kendaraan secara sekaligus.  

Namun Anda tak perlu khawatir, sebab saat ini ada solusi kredit mobil yang bisa Anda manfaatkan untuk memenuhi kebutuhan kendaraan perusahaan. Salah satu yang bisa Anda andalkan adalah KKB BCA. 

KKB BCA adalah layanan untuk memenuhi kebutuhan kredit kendaraan dengan lebih mudah. Program ini juga bisa dimanfaatkan oleh siapa saja, termasuk non nasabah BCA. Semua #bisapunyamobil yang diinginkan dengan KKB BCA. 

Jika tak sempat ke Bank, KKB BCA menawarkan KKB BCA Virtual Mall yang memungkinkan Anda untuk mengajukan kredit kendaraan secara online melalui website-nya. Menariknya, di website resmi KKB BCA, Anda juga bisa mencoba simulasi kredit untuk mendapat gambaran seputar uang muka dan angsuran yang harus dibayarkan. 

KKB BCA telah bekerja sama dengan banyak dealer kendaraan untuk memastikan Anda bisa memiliki jenis kendaraan apa pun yang diinginkan. 

Nah, masih menunda-nunda untuk menambah armada perusahaan karena terkendala dana? Jangan tunggu terlalu lama, segera ajukan kredit kendaraan melalui KKB BCA. Selain menyediakan berbagai jenis kendaraan, KKB BCA juga menawarkan sejumlah paket kredit menarik yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan Anda.